W relacjach biznesowych opóźnienia w płatnościach bywają codziennością, a wierzyciele coraz częściej decydują się na profesjonalne działania windykacyjne. Problem może pojawić się, gdy dłużnik ureguluje zaległą fakturę dopiero po rozpoczęciu procesu windykacji. Wielu przedsiębiorców zadaje sobie wtedy pytanie, czy w takiej sytuacji można skutecznie przenieść na dłużnika koszty windykacyjne, nawet jeśli należność została już rozliczona.

Sprawdź ➡ windykacja na koszt dłużnika

Koszty windykacji a moment spłaty zobowiązania

Rozpoczęcie windykacji zazwyczaj następuje wtedy, gdy upłynął termin płatności faktury, a kontrahent nie reguluje swoich zobowiązań. Na tym etapie wierzyciel może ponosić wydatki związane z pisemnymi ponagleniami, kontaktem telefonicznym lub zleceniem sprawy wyspecjalizowanej firmie windykacyjnej. Jeżeli dłużnik dokonuje spłaty dopiero po rozpoczęciu działań windykacyjnych, pojawia się kwestia partycypacji w kosztach tych czynności.

W praktyce oznacza to, że sama spłata należności nie zamyka sprawy całkowicie. Koszty poniesione przez wierzyciela w związku z odzyskiwaniem pieniędzy mogą być przedmiotem osobnego roszczenia wobec dłużnika, o ile znajdą podstawę prawną w przepisach lub zapisach umownych.

Podstawa prawna obciążenia dłużnika kosztami windykacji

Możliwość przeniesienia kosztów windykacji na dłużnika wynika m.in. z art. 10 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych. Zgodnie z tym przepisem, wierzyciel ma prawo domagać się od dłużnika zwrotu poniesionych kosztów odzyskiwania należności, jeżeli kontrahent opóźniał się z zapłatą, niezależnie od tego, czy ostatecznie spełnił świadczenie główne (zapłacił fakturę).

W najczęstszych przypadkach do kosztów windykacyjnych zalicza się opłatę za wezwania do zapłaty, honoraria firm windykacyjnych, a także rekompensatę ustawową (w określonej kwocie przysługującej wierzycielowi w ramach każdej niezapłaconej w terminie faktury). Należy jednak wykazać, że wydatki te były realnie poniesione lub wynikały z uzasadnionej konieczności podjęcia działań windykacyjnych.

Praktyczne aspekty – zasady dochodzenia kosztów windykacji po spłacie faktury

Wierzyciel ma prawo żądać zwrotu udokumentowanych kosztów windykacyjnych także wtedy, gdy dłużnik spłacił już należność główną. Dla skuteczności tego roszczenia kluczowe jest udokumentowanie wydatków oraz wskazanie, że działania windykacyjne były uzasadnione zwłoką kontrahenta. Żądanie zwrotu kosztów poniesionych przed spłatą należności nie traci bowiem mocy wraz z zapłatą zaległej faktury.

W praktyce roszczenia tego typu są często przedmiotem negocjacji, a w razie sporu mogą być dochodzone przed sądem. Kluczowe znaczenie ma tutaj prawidłowa dokumentacja, w tym kopie pism, potwierdzenia wydatków oraz ewentualne postanowienia umowne przewidujące poniesienie kosztów przez stronę opóźniającą się z zapłatą.

Rekompensata ustawowa za opóźnienie w transakcjach handlowych

W polskich regulacjach przewidziano możliwość zryczałtowanego dochodzenia rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, tzw. rekompensaty ustawowej. Jej wysokość jest zależna od wartości świadczenia pieniężnego i nie wymaga wykazywania rzeczywiście poniesionych wydatków. Uprawnienie to przysługuje wierzycielowi nawet wtedy, gdy dłużnik zdecyduje się spłacić zaległą fakturę po wszczęciu windykacji, ale nadal już po terminie określonym umową lub przepisami.

Warto pamiętać, że roszczenie o rekompensatę powstaje automatycznie z chwilą zaistnienia opóźnienia w płatności, niezależnie od tego, czy wierzyciel faktycznie skorzystał z usług firmy windykacyjnej czy prowadził działania własnym sumptem.

Znaczenie postanowień umownych

W praktyce, aby maksymalnie zabezpieczyć interesy wierzyciela, do umów między przedsiębiorcami często wprowadza się klauzule zastrzegające prawo do obciążenia strony opóźniającej się z zapłatą wszelkimi kosztami dochodzenia należności. Tego typu zapisy upraszczają ewentualne dochodzenie kosztów windykacji, zwłaszcza gdy wystąpi konieczność ich egzekwowania po zakończeniu sporu.

Warto regularnie aktualizować wzory umów handlowych oraz dołączać do nich zasady naliczania kosztów windykacyjnych, aby uniknąć wątpliwości na etapie ewentualnego sporu z dłużnikiem.