W przypadku nieterminowych płatności w obrocie gospodarczym coraz powszechniej stosuje się rozwiązania mające na celu skuteczne odzyskanie należności przy jednoczesnym minimalizowaniu strat wierzyciela. Jednym ze sposobów jest windykacja na koszt dłużnika, która przekłada wydatki związane z egzekwowaniem roszczeń bezpośrednio na osobę zalegającą z zapłatą. Jednocześnie prawo przewiduje możliwość dochodzenia rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, co stanowi istotne narzędzie ochrony wierzycieli przez nieuczciwymi lub nierzetelnymi kontrahentami.
Sprawdź ➡ windykacja na koszt dłużnika
Na czym polega przeniesienie kosztów windykacji na dłużnika?
Windykacja na koszt dłużnika to model działania, w którym wszystkie wydatki poniesione przez wierzyciela na etapie polubownym lub postępowania sądowego mogą być przeniesione na osobę zalegającą z zapłatą. Oznacza to, że opłaty za obsługę kancelarii, firmy windykacyjnej czy koszty wezwań do zapłaty są rozliczane po stronie dłużnika, a nie wierzyciela. Takie rozwiązanie wzmacnia pozycję przedsiębiorców wobec niesolidnych płatników, zniechęcając zarazem do celowego opóźniania rozliczeń.
Podstawą prawną jest tu zarówno umowa zawarta między stronami (jeśli przewiduje stosowanie „windykacji na koszt dłużnika”), jak i przepisy ustawowe. Stosowanie tego mechanizmu jest zgodne z przyjętą zasadą, że ciężar kosztów ponosi ten, kto doprowadził do powstania konieczności ich poniesienia, czyli dłużnik.
Rekompensata za koszty odzyskiwania należności – podstawa prawna
Ustawodawca przewidział dla przedsiębiorców dodatkowe narzędzie w postaci rekompensaty za odzyskiwanie należności, która wynosi równowartość 40 euro, a w niektórych sytuacjach 70 lub 100 euro (w zależności od wysokości świadczenia pieniężnego). Wynika to z przepisów ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych.
Rekompensata ta przysługuje z mocy prawa w przypadku nieterminowej zapłaty należności handlowej, bez konieczności udowadniania jej poniesienia. Dotyczy to każdej niezapłaconej faktury, a uprawnienie do jej naliczenia powstaje już z dniem popadnięcia w opóźnienie przez dłużnika. Kwota rekompensaty ma również pokryć wydatki poniesione np. na obsługę windykacyjną lub czynności prawne zmierzające do odzyskania długu.
Odrębność i łączenie roszczeń: koszty windykacji a rekompensata
Wierzyciel ma prawo domagać się zarówno rekompensaty za koszty odzyskiwania należności, jak i rzeczywistych kosztów windykacji, które przekroczą kwotę ustawowej rekompensaty. Oznacza to, że można łącznie żądać:
- zapłaty należności głównej,
- rekompensaty ustawowej (np. 40 euro),
- zwrotu kosztów windykacji przewyższających rekompensatę, gdy zostały faktycznie poniesione i są uzasadnione.
W praktyce oznacza to możliwość egzekwowania wszelkich realnych wydatków poniesionych przez wierzyciela w celu odzyskania pieniędzy, jednak każdorazowo sąd może zweryfikować wysokość wykazanych kosztów pod kątem ich zasadności oraz celowości.
Jak skutecznie dokumentować i dochodzić zwrotu kosztów?
Roszczenia o zwrot kosztów windykacji, przewyższających rekompensatę, wymagają starannego udokumentowania. Do najważniejszych dokumentów należą:
- faktury lub rachunki za usługi windykacyjne, prawne czy doradcze,
- potwierdzenie poniesienia wydatku (wyciągi bankowe, potwierdzenie przelewu),
- korespondencja dotycząca prowadzenia sprawy,
- potwierdzenia wysłania wezwań do zapłaty.
Dokumentacja jest kluczowa w razie sporu sądowego, dlatego warto każdorazowo zbierać i archiwizować wszelkie rozliczenia związane z próbami odzyskania należności.
Ograniczenia oraz praktyczne aspekty
Chociaż mechanizmy windykacji na koszt dłużnika oraz ustawowa rekompensata znacząco poprawiają ochronę wierzycieli, stosowanie tych narzędzi podlega pewnym ograniczeniom. Przede wszystkim sąd weryfikuje zasadność i wysokość przedstawionych kosztów, odrzuca wydatki nieuzasadnione czy nieudokumentowane. Z kolei rekompensata ustawowa nie przysługuje w relacjach niehandlowych ani konsumenckich.
Stosując opisane narzędzia, warto również zadbać o odpowiednie zapisy w umowach z kontrahentami oraz regularnie monitorować spływ należności, by odpowiednio szybko podjąć działania windykacyjne i skutecznie zabezpieczyć interesy firmy.